Người xưa thường nói "hãy làm việc một cách thông minh chứ đừng làm một cách cật lực". Tuy nhiên điều này có nghĩa là gì? Khi đến hạn chót, ông chủ liếc qua vai bạn, khách hàng sẵn sàng hối thúc, vậy làm sao bạn có thể tập trung và thực hiện mọi việc một cách hiệu quả? Làm thế nào để tạo ra hiệu quả công việc ngay cả khi bạn đang bị hối thúc?
Đôi khi chúng ta biết phải làm gì nhưng chúng ta bị phân tán tư tưởng, bị hối thúc và chỉ khiến mọi việc thêm rối rắm hơn. Bất cứ việc gì bạn cũng thấy cần được ưu tiên và bạn không biết rõ nên bắt đầu từ đâu và khi nào thì nên nghỉ ngơi. Và rơi vào tình trạng đó, bạn sẽ sớm bị vắt kiệt sức, nảy sinh căng thẳng, ốm đau và cuối cùng là cảm thấy bất lực không thể làm được gì.
Sẽ cần có sức mạnh, sự kiên nhẫn và sự tập trung cao độ để làm việc hiệu quả, tránh những thứ lãng phí thời gian để gặt hái trái ngọt bằng công sức mình bỏ ra. Dưới đây là 10 điều sẽ giúp bạn làm việc nhanh và thông minh hơn:
1. Cơ cấu việc cần làm
Lập kế hoạch rõ ràng, sử dụng các công cụ tạo ra năng suất, lập thời gian biểu cụ thể. Chia nhỏ công việc để dễ bề quản lý và nhận ra đâu là những ưu tiên trước nhất cũng như đảm bảo được việc chăm sóc bản thân như ăn, ngủ, nghỉ và tập thể dục hợp lý... Nếu không chăm sóc tốt bản thân, bạn sẽ dễ bị quá tải và không thể đạt hiệu quả trong công việc.
2. Đừng làm một lúc nhiều việc
Có những quan điểm sai lầm đó là làm nhiều việc cùng một lúc sẽ tạo ra năng suất. Không phải, nó sẽ làm cho bạn mất tập chung và bị lạc nhịp.
3. Hối thúc không có nghĩa là thực sự quan trọng
Việc hối thúc có thể khiến cho người ta bấn loạn. Nếu bạn biết việc này không quan trọng thì bạn hãy dành ưu tiên làm việc khác quan trọng hơn. Bạn là người biết rõ nhất đâu là việc cần ưu tiên và cần hoàn thành trước, hãy lắng nghe chính mình.
4. Tắt các thiết bị cá nhân đi
Hãy tắt điện thoại, máy nhắn tin hoặc để chúng ở chế độ trả lời tự động nhưng nhớ đừng để âm báo vì chúng sẽ làm bạn mất tập trung. Bạn sẽ làm được nhiều hơn nếu bạn chỉ tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, hãy trả lời một loạt các tin nhắn hay cuộc gọi nhỡ lúc bạn đã xong việc
5. Hãy nghỉ ngơi
Hãy đứng lên, đi vài vòng, vươn vai mấy cái. Bạn có thể bị mỏi mắt và đau đầu nếu bạn ngồi lâu bên màn hình vi tính. Hãy ra ngoài một chút để hít thở không khí cũng như lấy lại năng lượng để tiếp tục làm việc.
6. Thực hiện chính sách đóng cửa phòng làm việc
Kẻ ra người vào sẽ khiến cho công việc của bạn bị gián đoạn, bạn phải bắt đầu đi bắt đầu lại. Hãy tạo ra một phòng làm việc yên tĩnh và làm việc trong đó nhiều giờ.
7. Hướng đến phần thưởng của việc hoàn thành nhiệm vụ
Hãy nghĩ đến kết cục, tập chung vào việc sẽ tuyệt thế nào khi bạn hoàn thành công việc. Tập trung vào kết quả, viễn cảnh tuyệt vời khi bạn kết thúc công việc để những thứ linh tinh không len lỏi vào làm ảnh hưởng đến bạn.
8. Ăn mừng những thành tích nhỏ
Dự án có thể mất nhiều bước để hoàn thành. Hãy chia nhỏ dự án ra thành từng bước và tận hưởng chiến thắng sau mỗi bước bạn thực hiện xong.
9. Phải biết nói "không"
Đừng để quá tải, khi hạn chót quá khắt khe thì đừng đảm nhận thêm việc gì khác. Đừng nói có với bất cứ nhiệm vụ mới nào cho đến khi bạn hoàn thành dự án này. Đừng để người ta đưa thêm việc cho bạn, hãy nói người ta đợi bạn liên lạc sau khi bạn hoàn thành công việc này.
10. Hãy ngừng việc nói "Tôi rất bận"
Đây là một lời than phiền và lời than phiền thì chỉ khiến tình trạng của bạn và những người xung quanh trở nên tệ hơn. Thay vì nói "tôi rất bận" hãy nói "tôi đã tiến rất sát đến mục tiêu" và điều này sẽ hối thúc bạn tiến lên phía trước.
How To Work Faster And Smarter
As the old saying goes, “work smarter, not harder.” But what does that really mean? When there are deadlines looming, bosses looking over your shoulder, and clients ready to launch, how do you stay focused, and get everything done efficiently? How do you produce effective results, even when you’re under the gun?
Sometimes we know what to do, but we get distracted, or over-commit, only adding more onto our already full to-do lists. Everything soon feels like a priority, and it is unclear where to start and when to take a break. Going at that rate, burnout, sickness, and exhaustion occur, and then we are useless and can’t get anything done.
It will take will power, fortitude, and laser sharp focus to work more efficiently, but avoiding time-wasters can leave you with more time to enjoy the fruits of your labor. These 10 things will help you to work faster AND smarter:
1. Structure
Planning, using productivity tools, and scheduling tasks on your calendar can help. Set yourself up to win by breaking tasks down into manageable chunks, so you can know what is most important to do first, and still have time to take care of yourself, such as eating well, exercising, relaxing, etc. Without self-care, you lose efficiency due to being overworked.
2. Don’t multi-task
There is an illusion that doing many things at once is productive. Instead, it leaves you half-focused, and constantly switching gears.
3. Urgent doesn’t necessarily mean important
What someone else thinks is urgent can create a sense of people-pleasing induced panic. If you know it is not important, then prioritize, and do what is most important first instead. You know best how to set your priorities and get your work done. So listen to yourself.
4. Turn it off
Power down those phones, turn off notifications. Set up an autoresponder if you need to, but disconnect in order to avoid distractions. You will get more done, if you focus only at the task at hand and answer to all missd calls and notifications once you’re done.
5. Take breaks
Get up. Move around. Shake it out. Eyestrain and headaches can happen if you look at a computer screen for too long. Get outside for a quick stroll and come back feeling refreshed and energized.
6. Closed door policy
Hunker down and hibernate. People popping in and out of your office creates stops and starts in your productivity and you have to keep starting over again each time. Create true office hours and stick to them.
7. The eye is on the prize
Keep the end in mind – the big picture. Focus on how great it will feel to accomplish the task. You are on your way if you are taking action. Staying focused on the end result can remind you of the big picture, so that unimportant pieces, or your perfectionism, can’t stop you from getting it done.
8. Celebrate the little victories
Projects take many steps until completion. Break down your project into these steps, and then do a little happy dance each time you complete a step.
9. Say “no”
Don’t over-commit: When you are already on a tight deadline, don’t take on anything else. Put a moratorium on saying “yes,” to anything new until you complete this project. Don’t leave people hanging, but say you will contact them when you are finished.
10. Stop saying “I’m so busy”
It is complaining, and complaining only makes you - and everyone around you – feel worse. Instead of saying “I’m so busy”, say “I have already come so much closer to my goal”. This will encourage you to keep going.
lifehack